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Communication Toastmasters

Comment tenir le rôle de Président de soirée ?

Le Président de soirée est le chef d’orchestre d’une réunion Toastmasters

Le Président d’une soirée Toastmasters coordonne et anime l’ensemble de la réunion et présente les intervenants. Ainsi, il donne le ton de la réunion. Ce rôle est en général réservé aux membres qui connaissent assez bien le club et ses procédures.

Être Président de soirée développe les compétences de planification, de gestion du temps, et d’animation, pour que cette réunion soit l’une des meilleures du club !

Avant la réunion

Quelques jours avant la réunion, allez sur la page du programme prévisionnel de la soirée. Puis, voyez les rôles restant à pourvoir et contactez les membres n’ayant pas de rôle pour les remplir.

Envoyez un mail (comme par exemple ici) aux orateurs, au meneur des improvisations et à l’évaluateur général pour s’assurer qu’ils tiendront leur rôle et leur donner quelques conseils. NOTE: pour envoyer un mail par EasySpeak, l’application de programmation des séances, consulter ce tutoriel. Prenez le temps de valider auprès de chacun des orateurs le titre de son discours, son projet, la durée requise et toute information intéressante à inclure dans votre présentation. Encouragez l’évaluateur général à contacter les autres membres de l’équipe d’évaluation (les évaluateurs du discours, l’évaluateur des improvisations, le chronométreur, le grammairien et le compteur d’hésitations).

Choisissez un thème pour la soirée qui servira de fil rouge et permettra de poser une question pendant la présentation des orateurs de la soirée. Par exemple, si le thème de la soirée est le souvenir (un 11 novembre, par exemple), la question pourrait être “Quel est ton souvenir le plus marquant à Toastmasters ?”

Préparez un petit discours pour chaque orateur ainsi que des remarques pour ménager des transitions entre les parties du programme.

Rappelez-vous qu’occuper le rôle de Président de soirée est l’une des expériences les plus importantes au sein du club. C’est pourquoi cette tâche nécessite une préparation soigneuse pour animer une réunion bien organisée.

Juste avant la réunion

Arrivez tôt pour régler tous les détails de dernière minute.

Vérifiez avec les orateurs s’il y a des changements de dernière minute.

Asseyez-vous vers l’avant de la salle et demandez aux orateurs de faire de même afin de pouvoir accéder rapidement et facilement au pupitre.

Pendant la réunion

Présidez en faisant preuve de sincérité, d’enthousiasme et d’initiative.

Efforcez-vous de débuter et de terminer la réunion à l’horaire prévu. Il se peut que vous deviez procéder à des modifications à l’ordre du jour pendant la réunion pour atteindre ce but. Assurez-vous que chaque partie de la réunion respecte le programme prévu.

Lancez les applaudissements avant et après chaque intervention.

Présentez chaque orateur. Après votre présentation, restez près du pupitre. Une fois que l’orateur a pris sa place, retournez à votre siège.

Après la séquence des improvisations, procédez au vote de la meilleure improvisation. De même, s’il y a eu au moins trois discours préparés, procédez au vote du meilleur discours.

Présentez l’Évaluateur Général comme vous le feriez pour n’importe quel orateur. Il lui revient de présenter les autres membres de l’équipe d’évaluation et d’animer la section consacrée aux évaluations.

S’il y a eu au moins trois évaluations et, donc, un vote de la meilleure, récupérez son résultat.

Remettez les prix.

Ajournez la réunion en rendant la parole au président du club.

Pour aller plus loin

Vous rêvez d’être présenté comme un (futur) grand orateur ?

Venez donc nous rendre visite lors d’une prochaine réunion pour constater les bénéfices de la méthode de nos deux clubs Toastmasters, l’Etincelle et SCINTILLE !

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