Appuyer un nouveau club Toastmasters sur un club existant lui permet d’accéder à des ressources et d’accélération son développement
L’épidémie de Covid a fait chuter le nombre de Toastmasters dans le monde. Ainsi, l’Ile-de-France a perdu plus de 30% de ses membres entre 2019 et 2023. Heureusement, certains clubs ont surmonté cette crise en conservant un nombre important d’adhérents. Tel est le cas de l’Etincelle et de SCINTILLE! Ils cumulaient à eux deux 78 membres en 2023, plus de 50% qu’en 2019.
De nombreux visiteurs continuent de faire la queue pour assister aux réunions de ces clubs. Ils créent ainsi une opportunité de former de nouveaux clubs. Dans ce contexte, quels enseignements pourrions-nous déduire de de la création de SCINTILLE ?
les défis d’un nouveau club
Plusieurs clubs créés récemment ont disparu après seulement quelques mois d’existence, comme la plupart des clubs d’entreprise (Oracle, Schlumberger entre autres) et le club de Brest. Il est en effet très difficile de créer un club ex-nihilo, sans bénéficier du soutien d’un club existant.
Un club naissant doit relever deux défis. Tout d’abord, il doit attirer des invités alors qu’il est encore balbutiant. Peu visible sur le web, il n’a pas la réputation pour alimenter le bouche à oreille. De plus, les fondateurs affrontent une charge de travail considérable : animer des réunions, recruter de nouveaux membres, gérer les aspects administratifs et financiers, jusqu’à ce que le club ait suffisamment de membres expérimentés pour prendre le relais.
s’appuyer sur un club de reference
S’appuyer sur un club de référence, comme ce fut le cas pour SCINTILLE! avec Etincelle, présente plusieurs avantages. Le club en création accède au flux d’invités du club de référence, qui peuvent ainsi choisir le club correspondant à leurs préférences (horaires, lieu, ambiance…). En même temps, les membres expérimentés du club de référence servent de coachs aux nouveaux membres. Leur expérience les aide à remplir les rôles les plus complexes d’une séance (animateur, évaluateur général). Cela rend les réunions plus intéressantes et dynamiques.
Pour leur part, les membres du club de référence peuvent bénéficier des séances du nouveau club, pour progresser plus vite dans leurs parcours éducatifs et muscler leurs compétences de leadership. Enfin, les deux clubs mutualisent certains coûts, comme les frais bancaires ou l’achat de matériel (caméra pour filmer, projecteur,…).
Bénéficier de ces avantages impose quelques prérequis. Tout d’abord, le site du club de référence doit être bien visible sur le web, afin d’attirer le maximum d’invités. En particulier, il doit être clair, attrayant et à jour. Il doit également mentionner l’existence du nouveau club et les modalités pour y assister. Ensuite, les membres et le bureau du club de référence doivent explicitement accorder leur soutien au nouveau club. Ils doivent comprendre les bénéfices du projet pour eux-mêmes, afin de consentir à verser les 125 USD nécessaires à la création du nouveau club et fermer temporairement les inscriptions pour donner la priorité au nouveau club. Prononcer un discours de présentation du projet ou organiser un concours pour trouver un nom au nouveau club sont des façons d’entraîner cette adhésion.
Avoir une équipe de création solide
L’un des derniers clubs créés au sein de la division A, celui de Brest, a disparu un an après sa création. Entre autres raisons, son (unique) fondateur avait quitté le club au lendemain de son inauguration. Pour éviter cela, il est indispensable qu’un minimum de trois membres expérimentés issus du club de référence forme l’équipe de création du nouveau club. Ces membres assurent les rôles clés de président, vice-président formation et vice-président relations publiques.
Avec une telle équipe, il est possible de répartir la charge de travail entre les fondateurs et d’éviter l’épuisement. A mesure que les nouveaux membres adhèrent, certains, particulièrement motivés, rejoindront le bureau, favorisant ainsi la transmission des savoir-faire et la cohésion du groupe.
Les fondateurs bénéficient, de leur côté, d’une opportunité d’obtenir les crédits de sponsoring de club nécessaires au titre de DTM.
Créer la même expérience que dans un club mature
Pour fidéliser les membres du nouveau club, plusieurs initiatives concourent à leur faire vivre la même expérience que dans un club mature.
Lors de la création de SCINTILLE !, les nouveaux membres disposaient d’un document leur permettant d’effectuer tous les projets du niveau 1 de Pathways alors qu’ils n’avaient pas encore accès à Base Camp, la plateforme éducative de Toastmasters. Une fois le club eût été officiellement créé, le bureau du club les assista pour transférer leurs projets dans Base Camp. Ils pouvaient ainsi poursuivre leur parcours sans perdre le bénéfice de leur travail préalable.
De même, les membres du club de référence tenaient les rôles seniors d’une réunion (animateur, évaluateur général, chronométreur…). Progressivement ils laissaient la main aux membres du nouveau club, en les coachant et en les évaluant.
De fait, les nouveaux Toastmasters avaient le sentiment d’appartenir à un club à part entière. Ils acceptaient alors plus facilement de payer une cotisation du même montant que dans le club de référence.
Assurer la pérennité du nouveau club
Une fois que le nouveau club a atteint le nombre minimum de 20 membres pour être officialisé, il faut veiller à en assurer la pérennité. Il doit acquérir progressivement une identité propre, en choisissant une nouvelle salle, une nouvelle identité, une nouvelle devise, etc. Il doit aussi constituer une nouvelle association, avec ses propres statuts, son propre règlement intérieur, son propre compte bancaire, etc.
Disposer d’un site web indépendant, avec un nom de domaine en propre, permet de présenter le nouveau club et ses spécificités.
Pour assurer la viabilité du nouveau club, les adhérents doivent acquérir de l’expérience et renouveler leur adhésion. De la sorte ils pourront à leur tour tenir tous les rôles d’une réunion et coacher les nouveaux arrivants. Pour cela, il faut des réunions variées, des événements conviviaux et des formations complémentaires.
pour aller plus loin
Fonder un nouveau club Toastmasters est une expérience enrichissante et gratifiante. Elle permet aux membres motivés de développer leurs compétences de leadership et de progresser vers le titre de DTM.
SCINTILLE! est un exemple réussi de création d’un nouveau club en s’appuyant sur un club de référence, l’Etincelle en l’occurrence. Si vous voulez en savoir plus sur ces deux clubs dynamiques et innovants, venez assister à l’une de leurs prochaines réunions. C’est ici.