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Communication Toastmasters

“Présidente, je vois double !”

Face à une forte croissance, l’Étincelle a donné naissance à SCINTILLE ! en 2019

Ce n’est plus possible ce club ! Avec trois réunions par mois, je ne connais plus personne”. Ce commentaire aigre d’un des membres les plus anciens de notre club a déclenché la réflexion pour créer un nouveau club Toastmasters : SCINTILLE ! Dans cet article, nous entamons le récit de cette aventure, les obstacles rencontrés et les solutions pour les surmonter. Ce premier épisode nous fait vivre la naissance du club et assister à ses premiers pas hésitants.

L’ÉTINCELLE VICTIME DE SON SUCCÈS

Juin 2019. L’Étincelle a fini la saison avec un nombre, historique, de 52 membres et un taux de fidélité record, puisque 40 adhérents ont renouvelé leur cotisation pour 2020. Sur sa lancée, le club pourrait dépasser 60 membres en juin 2020, car les invités étaient très nombreux, une dizaine en moyenne par séance. D’ailleurs, par manque de places, beaucoup d’orateurs en herbe peinaient à assister aux réunions en tant qu’observateur. Bref, l’Étincelle était un club attractif refusant du monde.

Mais surtout il risquait d’étouffer !

Car l’augmentation du nombre d’adhérents accroît mécaniquement le travail du bureau d’un club. Pour planifier sans trop de délais les discours, limités à 4 par réunion, il aurait fallu créer de nouvelles séances, que le VP Formation aurait dû programmer. Le VP Adhérents aurait dû introniser davantage de membres, le trésorier encaisser plus de cotisations et le VP Relations Publiques programmer les séances des visiteurs plus souvent.

L’enjeu, pour la nouvelle saison, était donc de continuer à offrir un environnement de qualité, permettant aux membres de progresser. En même temps, il fallait rester accessible au plus grand nombre de personnes intéressées. Sans faire porter de charge excessive sur les membres du bureau.

SCINDER LE CLUB OU EN CRÉER UN NOUVEAU ?

La première solution consistait à couper l’Étincelle et ses 40 membres en deux clubs de 20 adhérents chacun. Elle ne fut pas retenue car on ne voyait pas comment aiguiller les Toastmasters vers l’un ou l’autre des clubs.

La seconde approche consistait à créer un deuxième club ex-nihilo. Comme plusieurs membres très expérimentés de l’Étincelle étaient volontaires pour accompagner la création de ce nouveau club, c’est cette solution qui fut adoptée.

Une proposition a permis de convaincre le bureau de lancer le projet. Un discours (“Présidente, je vois double !!”) de rentrée informa tous les membres de la création et des avantages qu’ils en retireraient. Enfin, un concours pour le choix du nom, doté d’un prix, a désigné SCINTILLE! comme son nouveau nom. Tout était prêt pour lancer officiellement le nouveau club !

COUP D’ENVOI ET OBJECTIF 30 !

Octobre 2019. Le nouveau club s’inscrivit auprès de Toastmasters International (TMI). Il disposait d’un an pour atteindre les 20 membres nécessaires pour devenir un club Toastmasters officiel. L’équipe d’accompagnement avait l’objectif ambitieux de recruter 30 nouveaux membres avant fin juin 2020. Le club éviterait ainsi de retomber sous la barre fatidique des 20 membres après le renouvellement des adhésions en septembre.

En échange de 125 USD versés à TMI (et généreusement prêtés par la trésorerie de l’Étincelle), l’inscription donna accès à quelques “goodies” comme un maillet et des cartons du temps. Surtout, elle autorisait le club à distribuer le niveau 1 de Pathways à ses membres. Un document en français réalisé à partir des descriptifs des trois projets composant le niveau 1 remplaça le support original de TMI, en anglais. Enfin, le club disposait de son propre compte EasySpeak, outil incontournable pour planifier facilement les réunions.

PREMIERS PAS ACCOMPAGNES PAR L’ÉTINCELLE

Un nouveau club enfante souvent dans la douleur. En effet, au début, les membres sont peu nombreux, ce qui tend à rebuter les invités qui préfèrent des clubs déjà bien installés. Pour pallier cet inconvénient, le nouveau club a conclu un partenariat étroit avec l’Étincelle.

Selon ce pacte, les nouveaux membres s’inscrivaient obligatoirement dans le nouveau club et non plus à l’Étincelle qui avait fermé ses inscriptions. Les membres les plus expérimentés de l’Étincelle étaient incités, en mentorant de nouveaux membres, à accompagner le club en formation. En échange, ces membres avaient accès gratuitement à deux séances supplémentaires par mois, celles du nouveau club. Ils pouvaient y tenir des rôles, en particulier d’évaluateurs, et prononcer des discours. Ils progressaient ainsi encore plus rapidement. De leur côté, les membres du nouveau club bénéficiaient de l’expérience de l’Étincelle tout en ayant plus de créneaux pour prononcer leurs discours.

Dès le départ, l’abondance de discours et la qualité des évaluations ont donné un cachet professionnel aux réunions de SCINTILLE ! Les nouveaux membres, cornaqués par des Toastmasters expérimentés, programmaient rapidement leur briser la glace, puis les discours suivants du manuel.

UN SOLIDE FLUX D’INVITES

L’Étincelle jouit d’un excellent référencement de son site sur Google. Grâce à lui, de nombreux visiteurs assistaient aux séances. La perspective de prononcer au moins 4 discours, avec des évaluations de qualité, devant un public moins intimidant que le “grand” club de l’Étincelle a convaincu nombre d’entre eux d’adhérer.

De plus, louer une nouvelle salle, proche de celle de l’Étincelle, a permis de bâtir une identité propre au nouveau club. Comme elle était moins coûteuse, le jeune club démuni a fait des économies. Un plan de trésorerie permit au club d’être indépendant financièrement de l’Étincelle, quoiqu’il en utilisât le compte bancaire.

UN PREMIER TRIMESTRE SUR LES CHAPEAUX DE ROUE

En trois mois, le club a reçu l’adhésion de 13 personnes, en avance sur le plan de marche fixé en septembre. En outre, le projet a permis d’améliorer plusieurs processus, comme la gestion des invités, afin de leur proposer d’adhérer après les trois visites que nous avions imposées. Et la formation, délaissée à l’Étincelle par manque de créneaux disponibles. Ainsi, deux formateurs ont présenté des approches efficaces pour l’improvisation et la structuration d’un discours.

UN COUP D’ARRÊT : LES GRÉVES DE TRANSPORT DE FIN 2019

Malheureusement, les grèves dans les transports en cette fin d’année ont assombri ce tableau idyllique. De nombreux membres n’ont pu assister aux réunions et y prononcer leurs discours. Les adhésions ont connu un coup d’arrêt. Quand allaient-elles reprendre ? Y aurait-t-il suffisamment de membres pour que le club soit officialisé avant la fin du mois de juin ? Telles étaient les questions qui taraudaient les fondateurs.

La suite ? C’est ici.

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