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Communication Toastmasters

Bien utiliser Zoom pour réussir vos réunions virtuelles

Être le Zoom master d’une soirée Toastmasters à distance est facile à condition de maîtriser les fonctions avancées de cet outil versatile

L’application de visioconférence Zoom a permis à nos clubs de poursuivre les réunions hebdomadaires pendant plusieurs mois de pandémie. Cet outil est maintenant rentré dans les mœurs. En conséquence, tout orateur digne de ce nom se doit de le domestiquer. Aussi, même après la fin de l’épidémie, quand nos réunions en présentiel ont repris, nos adhérents ont demandé à conserver une réunion virtuelle mensuelle.

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à organiser le déroulement d’une réunion Toastmasters sur Zoom

AVANT LA RÉUNION

Pour planifier es réunions Zoom, nos clubs ont créé un rôle de Zoom master (ZM) qui est responsable de l’outil. Sa première tâche consiste à programmer la réunion Zoom. Pour cela,  il utilise le compte payant des clubs, dont le login est à demander au Président ou VP Formation d’un des deux clubs. La vidéo ci-dessous, extraite d’une formation à Zoom, explique les étapes à suivre.

Préparer les votes du public à l’avance permet de décharger le ZM pendant la séance. Il s’agit des votes pour la meilleure improvisation et, s’il y a au moins trois discours, de ceux du meilleur discours et de la meilleure évaluation.

Un conducteur de réunion tel que celui-ci facilitera la vie lors de la réunion, car il est facile d’oublier une étape, comme par exemple enregistrer la réunion.

Enfin, juste avant les réunions, préparer le programme pour le télécharger en début de réunion est très recommandé.

PENDANT LA RÉUNION

En début de séance, renommer les invités (“Invité(e) – Prénom” ) soulage l’animateur en localisant facilement tous les invités.

Renommer facilite aussi la création de la salle qui servira au VP RP pour animer la séance de questions/réponses avec les invités lors de la pause.

L’enregistrement de la réunion dans le cloud permet de garder la trace des prestations avec l’orateur en plein écran. Cela permettra à ceux qui ont prononcé un discours ou effectué une évaluation de recevoir le clip de leur prestation.

Le ZM télécharge le programme de la soirée préparé avant la réunion pour permettre de suivre la séquence des interventions. L’animateur de soirée, l’évaluateur général et le chronométreur pourront ensuite s’y référer.

Au cours de la soirée, le ZM lancera plusieurs sondages pour recueillir les votes du public.

Enfin, le ZM prépare la salle de réunion pour les invités et la démarre juste avant la pause.

POUR ALLER PLUS LOIN

Grâce à ce tutoriel, tout le monde dans un club peut tenir le rôle de Zoom master. Venez assister à une de nos réunions virtuelles (ou réelles). C’est ici.

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