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Communication Toastmasters

Comment tenir le rôle de Chronométreur sur Zoom ?

Dans une réunion Toastmasters, la maîtrise du temps est essentielle pour tous les orateurs. Le chronométreur assure cette fonction qui, avec Zoom, nécessite quelques adaptations

Un orateur efficace doit savoir s’exprimer dans un laps de temps déterminé. Pour cela, les membres d’un club Toastmasters s’appuient sur le chronométreur qui rythme leur prise de parole en faisant respecter une durée spécifique. Le chronométreur est aussi responsable du respect global de l’horaire indiqué dans l’ordre du jour de la réunion. Comment tenir ce rôle sur Zoom ?

Avant la réunion

La durée des discours préparés varie d’un court exposé de deux à trois minutes à un discours beaucoup plus long pouvant atteindre 20 minutes. Par conséquent, il revient au chronométreur de valider, avant le début de la réunion, la durée des discours présentés, par exemple en consultant le programme de la réunion sur EasySpeak. Il est conseillé d’imprimer le programme pour l’avoir sous les yeux en cas de besoin pendant la séance. Ainsi il pourra noter le temps de chacun.

Le chronométreur est aussi un orateur qui sera amené à présenter son rôle en séance. C’est pourquoi il est utile de rédiger une explication des durées avec les formules les plus claires possibles et de se les répéter. Cela permettra de rappeler les règles du chronométrage et le fonctionnement des signaux de couleur, en particulier à l’intention des invités.

Pour une réunion avec Zoom, et si l’ordinateur du chronométreur le permet, il est utile de télécharger les cartons du temps à utiliser comme fond d’écran sur Zoom. A défaut, il faudra utiliser des cartons réels de couleur vert, jaune et rouge.

Juste avant le début de la réunion
  • Se connecter au moins un quart d’heure avant la réunion pour effectuer les réglages.
  • (Si l’ordinateur le permet) Charger les cartons du temps dans Zoom. Pour cela, sur l’écran Zoom, enchaîner les opérations suivantes : Bouton “Arrêter la video” (en bas à gauche, la petite flèche) >Choisir un fond virtuel…>+> aller chercher les cartons vert, jaune et rouge téléchargés avant la réunion
  • Demander au Zoom master d’attribuer les droits de co-animation. De ce fait, le gardien du temps pourra mettre sa vignette en visibilité pour tout le monde, y compris, et surtout, pour l’orateur. En effet, il est souvent difficile de repérer le chronométreur, surtout s’il y a le nombre de participants fait déborder leurs vignettes sur plusieurs écrans
  • Tester le passage des fonds d’écran de couleur: Bouton “Arrêter la video”>Choisir un fond virtuel…> vert/jaune/rouge
  • Tester la mise en vedette de la vidéo : (en mode d’affichage Galerie) balayer sa propre vignette…Menu 3 points…Mettre en vedette. Pour sortir de ce mode, clqiuer sur annuler la video en vedette en haut à gauche
Pendant la réunion
  • Ecouter attentivement chaque orateur et envoyer les couleurs de manière appropriée. Quand le temps minimum est atteint, passer l’arrière-plan en vert: Arrêter la video>Choisir un fond virtuel…> vert. Cliquer sur sa vignette (3 points horizontaux)…Mettre la video en vedette quelques secondes seulement, puis l’enlever pour ne pas gêner l’orateur.
  • Renouveler l’opération pour la couleur jaune (temps médian) et rouge (temps maximum)
  • Si le gardien du temps ne peut pas utiliser les fonds d’écran, utiliser des cartons physiques et penser à les GARDER levés jusqu’au passage de la couleur suivante. Sinon l’orateur risque de ne pas les voir.
  • Noter le nom de chaque participant et la durée exacte du discours, y compris pour les improvisateurs.
  • Lorsque l’évaluateur général demande de faire le rapport du temps, expliquer le rôle de chronométreur et annoncer le nom de l’orateur et la durée de son discours.
Pour aller plus loin

Vous trouverez ici une excellente vidéo de Patrice qui décrit le fonctionnement des couleurs sur Zoom.

En conclusion, le chronométreur contribue à rythmer les réunions et à les rendre plus intéressantes. Venez donc juger sur pièce ne nous rendant visite lors d’une de nos prochaines séances.

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